Mødedato: 30.04.2014, kl. 17:30
Mødested: ---

Godkendelse af udsendelse af materiale elektronisk

Indstilling og beslutning

Forkvinden indstiller til Nørrebro Lokaludvalg 
  1. at Lokaludvalget diskuterer og godkender, at ansøgninger og bilag til Nørrebro Puljen forsat udsendes elektronisk.
  2. at Lokaludvalget diskuterer og godkender, at ansøgninger og bilag til Byens Puls fremover udsendes elektronisk.
  3. at Lokaludvalget diskuterer og godkender, at bilag til dagsordenen fremover udsendes elektronisk.
  4. at Lokaludvalget diskuterer og godkender, at dagsordenen fremover udsendes elektronisk.

Problemstilling

Til sidste møde løb dagsorden og bilag op i 600 gram post pr. udsendelse. Det kostede 49 kr. pr. brev. Det er ikke alle dagsordener, der er lige store, men porto er en tung post på sekretariatsbudgettet og det er tidskrævende at pakke og sende dem ud. Særligt de gange hvor ansøgninger til Nørrebro Puljen skal behandles er der mange bilag, der skal sendes med ud med dagsordenen. Det har derfor været praksis i det tidligere udvalg, at ansøgninger og bilag til Nørrebro Puljen kun udsendtes elektronisk. For at spare mere tid og penge foreslås det, at også ansøgninger til Byens puls, alle øvrige bilag til dagsordenen og selve dagsordenen sendes ud elektronisk.  

Elektronisk udsendelse af ansøgninger og bilag vil også lette bortskaffelsen af ansøgningerne. Disse må nemlig ikke placeres i normale affaldsbeholdere, da de kan indeholde personfølsomme oplysninger såsom cpr.-numre, og lignende.

Vedtages de fire indstilinger vil alle ansøgninger og bilag blive printet til dem, der beder om det i god tid før lokaludvalgsmødet. Dagsordenen vil ligeledes altid foreligge i 23 eksemplarer til mødet. 

Løsning

  1. Lokaludvalget diskuterer og godkender, at ansøgninger og bilag til Nørrebro Puljen fremover udsendes elektronisk.
  2. Lokaludvalget diskuterer og godkender, at ansøgninger og bilag til Byens Puls fremover udsendes elektronisk.
  3. Lokaludvalget diskuterer og godkender, at øvrige bilag til dagsordenen fremover udsendes elektronisk.
  4. Lokaludvalget diskuterer og godkender, at dagsordenen fremover udsendes elektronisk.

Beslutning

Der blev stillet et ændringsforslag, hvor alle i stedet skulle tilkendegive, hvorvidt de ville have alt materialet tilsendt elektronisk eller fortsætte med at få det tilsendt per brev. Der var 7 der tilkendegav, at de gerne vil have alt materiale tilsendt elektronisk med mulighed for at hente en printet version på sekretariatet. Det resterende udvalg modtager fremover materialet per brev.
Til top