Håndtering af forslag om møderegister

Gruppeformandskredsen skal drøfte Borgerrepræsentationens Sekretariats anbefaling om, at der ikke arbejdes videre med oprettelsen af et møderegister som foreslået af SF.

Indstilling om,

1. at gruppeformandskredsen drøfter Borgerrepræsentationens Sekretariats anbefaling om ikke at arbejde videre med at udarbejde forpligtende retningslinjer for registrering af borgmestres, direktionsmedlemmer og BR-medlemmers møder med alle eksterne aktører med henblik på offentliggørelse på kommunens hjemmeside.

 

Borgerrepræsentationen udvalgshenviste på sit møde den 10. december 2015 til Økonomiudvalget et medlemsforslag fra SF om at udarbejde forpligtende retningslinjer for registrering af borgmestres, direktionsmedlemmer og BR-medlemmers møder med alle eksterne aktører med henblik på offentliggørelse på kommunens hjemmeside.

Et ændringsforslag stillet af SF om at lade BR-medlemmers møder udgå af møderegistreret blev ligeledes udvalgshenvist.

 

Sager om førelse af en kalender er undtaget fra aktindsigt jf. offentlighedslovens § 22.

Bestemmelsen om undtagelse af kalendere fra aktindsigt, omfatter kalendere, der føres for borgmestrene samt de ansattes kalendere, herunder direktørernes kalendere.

I forhold til de kalendere, som de øvrige medlemmer af Borgerrepræsentationen fører, er disse ikke omfattet af aktindsigt, allerede fordi de ikke vil være oprettet som led i administrativ sagsbehandling, da medlemmerne ikke rent organisatorisk er en del af kommunens administration. Kalenderne falder således uden for offentlighedslovens anvendelsesområde.

Der er således ikke i dag lovhjemmel til at forpligte Borgerrepræsentationens medlemmer til at offentliggøre oplysninger om deres mødeaktivitet.

Borgerrepræsentationen godkendte på sit møde den 12. december 2013 indstilling om ”Håndtering af medlemsforslag om ny offentlighedslov”.

Med Borgerrepræsentationens beslutning tilkendegav Borgerrepræsentationen, at

”den nye offentlighedslov administreres i henhold til princippet om åbenhed i Københavns Kommune, således at kommunen giver fuld aktindsigt, medmindre der foreligger et reelt og sagligt behov for det modsatte.”

Borgerrepræsentationen godkendte samtidig, at

”der under henvisning til et princip svarende til det lovbestemte meroffentlighedsprincip efter anmodning og efter forudgående orientering af den, som anmodningen vedrører, gives adgang til aktindsigt i oplysninger i borgmestres og direktionsmedlemmers kalendere, forudsat at der ikke herved udleveres oplysninger af privat eller fortrolig karakter, eller at dette ikke er i strid med reglerne om videregivelse i persondataloven.”

Med Borgerrepræsentationens beslutning er der således i dag mulighed for aktindsigt i borgmestrenes og direktionsmedlemmernes kalendere, men ikke i de øvrige ansattes kalendere. Adgangen betinges af, at der ikke herved udleveres oplysninger af privat eller fortrolig karakter, eller at videregivelsen ikke er i strid med persondatalovens regler.

Det er Borgerrepræsentationens Sekretariats vurdering, at oprettelsen af et møderegister samt offentliggørelse af oplysningerne på kommunens hjemmeside vil medføre et betydeligt ressourceforbrug, der ikke vurderes proportionelt med den interesse, der måtte være i at oplysningerne er tilgængelige på kommunens hjemmeside.

Dette sammenholdt med det forhold, at det allerede i dag er muligt at få aktindsigt i borgmestre og direktionernes kalendere.

Herved er der allerede i dag adgang til oplysninger om mødeaktivitet/forvaltningsaktiviter som har offentlighedens interesse.

Det er således sekretariatets vurdering, at intentionen i SFs medlemsforslag om åbenhed og gennemsigtighed allerede i dag er imødekommet for borgmestrene og direktionernes vedkommende med Borgerrepræsentationens beslutning af 13. december 2013.

Det er endvidere sekretariatets vurdering, at Borgerrepræsentationens medlemmer ikke kan forpligtes til at offentliggøre deres mødeaktivitet, da denne falder udenfor offentlighedslovens anvendelsesområde.

Det vil således bero på en frivillig ordning om Borgerrepræsentationens medlemmer vil offentliggøre deres mødeaktivitet på kommunens hjemmeside.

Sekretariatet anbefaler på den baggrund, at der ikke arbejdes videre med at udarbejde forpligtende retningslinjer for registrering af borgmestres, direktionsmedlemmer og BR-medlemmers møder med alle eksterne aktører med henblik på offentliggørelse på kommunens hjemmeside.

 

---

---

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 18. november 2016

Gruppeformandskredsen godkendte Borgerrepræsentationens Sekretariats anbefaling om ikke at arbejde videre med at udarbejde forpligtende retningslinjer for registrering af borgmestres, direktionsmedlemmer og BR-medlemmers møder med alle eksterne aktører med henblik på offentliggørelse på kommunens hjemmeside.