Internt lån til nyt bookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) har gennemført et udbud på et borgerrettet lokale-, bane- og holdbookingsystem. I den forbindelse ønsker KFF at konvertere 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og at optage et internt lån på 2,77 mio. kr.

Indstilling om,

1. at der gives en rådigheds- og en anlægsbevilling på i alt 5 mio. kr. over perioden 2013-2015 til nyt borgerrettet lokale-, bane- og holdbookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Se tabel 1 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion,
2. at der konverteres i alt 2,23 mio. kr. fra service til anlæg i 2013. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion,
3. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
4. at der anvises finansiering for de 5 mio. kr. ved konverteringen af 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og et internt lån på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion,
5. at Kultur- og Fritidsudvalget i 2013 tildeles 0,25 mio. fra den centrale anlægsbufferpulje mod samtidig at afgive servicemåltal på 2,230 mio. kr. til servicebufferpuljen.

Det bemærkes, at Kultur- og Fritidsudvalget ikke har afsat tilstrækkeligt anlægsmåltal til anlægsprojektet i 2014.

Det forudsættes, at dette som beskrevet i indstillingen bringes i balance i forbindelse med den næste sag om anlægsperiodisering, som forelægges Borgerrepræsentationen den 12. december 2013.

Det forudsættes endvidere, at eventuelle merudgifter som følge af aktiviteten afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Det bemærkes, at Økonomiforvaltningen primo 2014, i samarbejde med forvaltningerne, foretager en revurdering af anlægsbudgettet i 2014, med henblik på om der kan flyttes anlægsmidler tilbage til 2014, herunder reetablering af puljen til uforudsete udgifter på anlæg.

(Kultur- og Fritidsudvalget) 

KFF har i dag to systemer, der håndterer booking af hold, baner m.m. De to systemer har overskredet grænsen for, hvornår et IT-system skal sendes i udbud. Derfor er KFF gået i udbud for at finde et nyt fælles bookingsystem, der

• giver borgere og foreninger én indgang til Kultur- og Fritidsforvaltningens faciliteter
• giver bedre muligheder for udnyttelse af Københavns Kommunes kultur- og fritidsfaciliteter
• giver nem adgang til at afmelde tider
• giver mulighed for, at foreninger kan ansøge og tildeles lokaler digitalt
• giver simplere administrative arbejdsgange
• giver bedre muligheder for videreudvikling af systemet, så kommende behov understøttes

Kultur- og Fritidsforvaltningen har modtaget tilbud og lagt budget for anlægsprojektet, som lyder på 5 mio. kr. Der skal findes finansiering af de 5 mio. kr.

Finansieringen af de 5 mio. kr. finder sted ved at konvertere i alt 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og optagelse af internt lån på 2,77 mio. kr. Lånet periodiseres over perioden 2014-2015, jf. økonomiafsnittet, og der afdrages over seks år, dvs. perioden 2015-2020.

De 2,23 mio. kr. der konverteres vedrører en ekstraordinær indtægt fra brug af haltimer i DGI-byen. Idet indtægten medfinansierer det nye bookingsystem, bliver pengene på folkeoplysningsområdet.

Der gives en rådigheds- og anlægsbevilling på 5,0 mio. kr. på Kultur- og Fritidsudvalgets anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 6.45.51.3 - Sekretariat og forvaltninger. Bevillingen fordeles således:

Tabel 1: Rådigheds- og anlægsbevilling

For at overholde anlægsmåltallet i 2014 og 2015, foretager Kultur- og Fritidsforvaltningen en reperiodisering i førstkommende anlægsperiodiseringssag. I 2013 får Kultur- og Fritidsforvaltningen efter aftale med Økonomiforvaltningen tildelt anlægsmåltal på 0,25 mio. kr. fra den centrale bufferpulje. Det betyder at KFF ikke reperiodiserer i 2013.

De 5 mio. kr. finansieres ved konvertering af 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og optagelse af et internt lån på 2,77 mio. kr. Finansieringen overføres til Kultur- og Fritidsudvalgets anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 6.45.51.3 - Sekretariat og forvaltninger efter følgende periodisering:

Tabel 2: Bevillingsmæssige konsekvenser ved finansiering af nyt bookingsystem

Af de 2,23 mio. kr. der konverteres fra service til anlæg, reperiodiseres 1,98 mio. kr. fra 2013 til 2014 i 4. anlægsoversigt 2013. Det resulterer i, at KFF har en anlægsbevilling på 0,25 mio. kr. i 2013, 4,50 mio. kr. i 2014 og 0,25 mio. kr. i 2015, dvs. svarende til tabel 1.

Det interne lån på 2,77 mio. kr. tilbagebetales i lige store ydelser ved at reducere Kultur- og Fritidsudvalgets serviceramme med 0,50 mio. kr. i perioden 2015-2020. Afdragene sker fra funktion 6.45.51.1 - Sekretariat og forvaltninger. Se tabel 3 for oversigt over tilbagebetaling.

Tabel 3: Bevillingsmæssige konsekvenser ved tilbagebetaling af internt lån

Udgifterne i anlægsprojektet fordeler sig således:

Tabel 4: Kategorisering af anlægsmidler til bookingsystem 

Når rådigheds- og anlægsbevillingen er givet underskriver KFF kontrakten med leverandør, hvorefter implementeringen af systemet starter. KFF forventer at systemet er idriftsat i løbet af sommeren 2014, og at selve projektet er afsluttet i efteråret 2014.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

1. at der gives en rådigheds- og en anlægsbevilling på i alt 5 mio. kr. over perioden 2013-2015 til nyt borgerrettet lokale-, bane- og holdbookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Se tabel 1 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
2. at der konverteres i alt 2,23 mio. kr. fra service til anlæg i 2013. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
3. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
4. at der anvises finansiering for de 5 mio. kr. ved konverteringen af 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og et internt lån på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
5. at Kultur- og Fritidsudvalget tildeles anlægsmåltal på 0,25 mio. kr. fra bufferpuljen under Økonomiudvalget i 2013 .

Eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. september 2013

Indstillingen blev godkendt.


Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at Kultur- og Fritidsudvalget i 2013 tildeles 0,25 mio. fra den centrale anlægsbufferpulje mod samtidig at afgive servicemåltal på 2,230 mio. kr. til servicebufferpuljen.

Endvidere bemærkes, at Kultur- og Fritidsudvalget ikke har afsat tilstrækkeligt anlægsmåltal til anlægsprojektet i 2014. Økonomiudvalget forudsætter, at dette som beskrevet i indstillingen bringes i balance i forbindelse med den næste sag om anlægsperiodisering, som forelægges Borgerrepræsentationen den 12. december 2013.

Økonomiudvalget forudsætter endvidere, at eventuelle merudgifter som følge af aktiviteten afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 22. oktober 2013

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 31.oktober 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.