Revideret udgave af Borgerrådgiverens evalueringsordning

Borgerrådgiverens løbende evaluering af indsatser for bedre sagsbehandling i Københavns Kommune.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at godkende Borgerrådgiverens forslag til en revideret ordning om løbende evaluering af indsatser for bedre sagsbehandling i Københavns Kommune (FOKUS).

På møde i Borgerrepræsentationen den 19. juni 2013 blev det besluttet at pålægge Borgerrådgiveren at udarbejde et forslag til en ordning, som muliggør et individuelt og sammenligneligt overblik over status for og effekten af de syv forvaltningers indsats for at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen. Borgerrepræsentationen godkendte Borgerrådgiverens ordning på møde den 31. oktober 2013.

Borgerrådgiveren gennemførte en evaluering af ordningen i 1. halvår 2014, og Borgerrådgiverens evalueringsrapport blev behandlet på møde i Borgerrepræsentationen den 22. januar 2015.

På mødet den 22. januar 2015 besluttede Borgerrepræsentationen, at ordningen skulle revideres som angivet i Borgerrådgiverens evalueringsrapport. Endvidere besluttede Borgerrepræsentationen, at give Borgerrådgiverudvalget mandat til at træffe endelig beslutning om den reviderede ordning i foråret 2015.

Forud for den videre politiske behandling af Borgerrådgiverens evalueringsrapport i Økonomiudvalget og i Borgerrepræsentationen besluttede Borgerrådgiverudvalget på møde den 14. november 2014, at lade Borgerrådgiverens indstillingspunkt om at gøre ordningen frivillig udgå af den samlede indstilling. Borgerrepræsentationens beslutning ændrede ikke på dette.

Borgerrådgiveren fremlægger hermed den reviderede evalueringsordning til politisk behandling i Borgerrådgiverudvalget (bilag 1).

Ordningen fokuserer – i lighed med tidligere – på, i hvilket omfang forvaltningernes indsatser for at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen er baseret på viden, og om der sker løbende evaluering af indsatserne. Gennem evalueringsordningen søger Borgerrådgiveren således svar på følgende spørgsmål:

Ved forvaltningen, hvad den skal have styr på, og hvor skoen trykker? Har forvaltningen sikret, at medarbejderne er rustet til at løfte opgaven? Er der beslutningskraft til at gøre noget ved eventuelle problemer, er arbejdet gået i gang, og er der viden om, hvorvidt indsatsen virker? Er en eventuel evaluering en løbende proces eller en engangsforestilling, og hvad gør forvaltningen med sin viden om indsatsernes effektivitet? Samt endelig: Har forvaltningen data om indsatsens effekt?

Ordningens hovedfokus på at give et individuelt og sammenligneligt overblik over forvaltningernes indsatser er uændret i den reviderede ordning.

De ændringer og justeringer, der er foretaget, har i stedet overordnet set til formål at sikre, at forvaltningerne får det yderligere udbytte af ordningen, som de har efterspurgt.

I overensstemmelse med konklusionerne i evalueringsrapporten er der foretaget følgende ændringer og justeringer i ordningen:

• Ordningens spændvidde er indsnævret, så færre sagsbehandlende og borgerbetjenende enheder i den enkelte forvaltning er omfattet.

• Den skriftlige afrapportering til det politiske niveau om resultatet af evalueringen er blevet suppleret af en dialogbaseret opfølgning over for den enkelte forvaltning. Opfølgningen vil ske i form af bilaterale møder mellem den enkelte forvaltnings direktion eller repræsentanter og Borgerrådgiveren. Møderne afholdes forud for afrapporteringen til det politiske niveau.

• Resultatet af evalueringen vil ikke længere blive forelagt Borgerrepræsentationen, men drøftes i stedet i de respektive stående udvalg – eventuelt i dialog med Borgerrådgiveren.

• I forbindelse med udfyldelse af ordningens spørgeskema har forvaltningerne fået mulighed for at score sig selv i forhold til hvert enkelt vurderingskriterium, hvis direktionen ønsker det. Egen-scoren følger ordningens kategorier 1-7.

• Spørgsmål og vejledningstekster i ordningens spørgeskema er gjort mere enkle og klare.

• Spørgeskemaet er gjort mere overskueligt, og der er færre spørgsmål.

• Evalueringen vil blive gennemført hvert andet år, dvs. med en to-årig cyklus. Næste evalueringsrunde finder sted i efteråret 2015.

• Ordningens navn er blevet ændret til ’FOKUS – Løbende evaluering af indsatser for bedre sagsbehandling i Københavns Kommune’.

Borgerrådgiveren bemærker, at ordningens spændvidde vil blive sammentænkt med ’Mål og Målsætninger for sagsbehandlingen i Københavns Kommune’ når disse foreligger. Så vidt Borgerrådgiveren er orienteret, er status for mål og målsætningerne, at den foranalyse, som Økonomiforvaltningen igangsatte på baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning af 12. december 2013, fortsat er igangværende, og at Økonomiforvaltningen vil afrapportere til Økonomiudvalget før sommeren 2015.

27. marts 2015: Borgerrådgiverudvalget behandler Borgerrådgiverens evalueringsrapport.

Forudsat at Borgerrådgiverudvalget godkender indstillingen, vil den reviderede ordning hurtigst muligt blive kommunikeret ud til forvaltningerne, og Borgerrådgiveren vil i efteråret 2015 påbegynde evalueringsrunden 2015 på baggrund af den reviderede ordning 2015.

Johan Busse            Andreas Reitzel

Borgerrådgiverudvalget godkendte indstillingen.