Brugen af forprojektering – idéoplæg (2014-0090126)

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at når der under budgetforhandlinger opstår et politisk ønske om at afsætte midler til at afklare grundlaget for evt. senere at afsætte fuld finansiering til et bygge- eller anlægsprojekt betegnes dette i overensstemmelse med det rette fagbegreb: ”idéoplæg”.

I de senere års budgetaftaler er der blevet afsat midler til udvikling af idékatalog, foranalyse, projektering, forprojektering og forundersøgelser . Typisk afsættes der et mindre millionbeløb til denne type ”foranalyser” med henblik på at afdække potentialet for at afsætte yderligere midler til at gennemføre selve bygge- eller anlægsprojektet ved senere budgetforhandlinger. Begreberne er blevet indskrevet i budgetaftaletekster uden fuld klarhed over, hvilke konkrete fagbegreber, de dækker over i de fagforvaltninger, der arbejder med bygge- og anlægsstyring.

Dette har medført en uklarhed om, hvilket produkt fagforvaltningerne forventes at udarbejde. I budgetaftalen for 2014 blev det således besluttet at:

Som led i fast track udføres en analyse af brugen af forprojektering. Analysen skal være udarbejdet medio 2014.

Med udgangspunkt i den bygge- og anlægsstyring som hhv. Københavns Ejendomme og Teknik- og Miljøforvaltningen allerede i dag anvender, er det i regi af direktørforummet Fast Track Forum analyseret, hvilke dele af den eksisterende projektmodel, der svarer til den her omtalte type politiske bestillinger. Både Københavns Ejendomme og Teknik- og Miljøforvaltningen baserer bygge- og anlægsprojekter på en terminologi lig byggebranchens faseinddelte projektmodel (Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning samt Ydelsesbeskrivelser for Anlæg og Planlægning). I projektmodellen er der indbyrdes tidsmæssig relation mellem de forskellige delprodukter i byggefaserne.

Idéoplægget udgør den allerførste bearbejdning af bestillers tanker og idéer med henblik på beslutning om opgavens realisering. Et idéoplæg vil derfor typisk indeholde følgende:

• Beskrivelse af projektets idé.
• Eventuelle alternative løsninger.
• Anslået tidsramme for opgaveløsning.
• Foreløbigt skøn over de samlede bygge-/anlægsudgifter, herunder risikoanalyse.

Fast Track Forum indstiller på den baggrund, at fagbegrebet ”idé-oplæg” fremadrettet anvendes i budgetaftaletekster, når det politisk besluttes at undersøge potentialet bag en konkret idé.

Når der afsættes særskilte midler til idéoplæg skal det endvidere fremgå af aftaleteksten, hvornår idéoplægget senest afrapporteres til politisk behandling i de(t) relevante udvalg.

Såfremt der politisk ønskes yderligere afklaring i form af mere detaljeret projektbeskrivelse, tidsplan, budget mv. skal der afsættes midler til at dække udgifter forbundet med at gennemføre de mere omfattende faser i projektmodellen, eksempelvis program, dispositionsforslag eller projektforslag.

Tabel 1. Oversigt over indledende bygge-/anlægsfaser

Høring

Forslaget er sendt i høring i alle forvaltninger. Bilag 1 viser alle fremsendte høringssvar.

Der er opbakning til at strømline betegnelsen af denne type bestillinger for derved at sikre klarhed i forvaltningerne om, hvilket produkt, der skal leveres på baggrund af budgetaftalen.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Udgiften til at gennemføre et idéoplæg afhænger af, hvilken type bygge- eller anlægsprojekt, der er tale om. Der er derfor ikke en standardpris for et idéoplæg.

Terminologien ”idéoplæg” vil blive indarbejdet i aftaletekster i forbindelse med budgetforhandlinger og i de budgetnotater, hvor det er relevant fra og med budget 2015.

På den måde sikres det, at der fremadrettet anvendes det samme begreb, når der er tale om den samme type bestilling og produkt.

Dagsordenspunkt 5: Brugen af forprojektering – idéoplæg

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 17. juni 2014

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.