Indhentning af nærmere oplysninger vedr. etablering af fri-bil-ordning

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget pålægger Økonomiforvaltningen at indhente nærmere oplysninger om godkendelser og dokumentation for etableringen af de i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen inden for de seneste 5 år etablerede fri-bil ordninger for forvaltningernes administrerende direktører med henblik på nærmere ekstern vurdering af spørgsmålet om overensstemmelsen med de gældende regler.

Problemstilling

Københavns Kommunes eksterne revisor, Deloitte, har i revisionsrapport af 12. maj 2016 om kommunens lønninger for 2015 påpeget, at der på VIP-området i én lønsag er konstateret en manglende godkendelse og dokumentation for etablering af en bilordning.

Det kan hermed konstateres, at der er risiko for, at kommunen ikke disponerer i overensstemmelse med gældende regler

Økonomiudvalget besluttede ved behandling af revisionsrapporten om kommunens lønninger for 2015 på sit møde den 31. maj 2016,

at orienteringen om revisionens rapport ”Revision af lønninger for 2015” samt Koncernservices og forvaltningernes handlingsplaner hertil tages til efterretning, på nær punkt 3.12, idet Økonomiforvaltningen endnu ikke har modtaget endelige oplysninger om den driftsmæssige begrundelse for fri-bil-ordningen i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Der er på den baggrund behov for, at der indhentes den fornødne dokumentation til sagen, samt at der sker berigtigelse af forholdene, såfremt disse har økonomisk betydning. Desuden henstilles det, at beslutning og grundlag tilvejebringes, så etableret bilordning er i overensstemmelse med gældende regelsæt.

Løsning

De gældende regler, som udmeldt af KL og offentliggjort på KK.net, fremgår af Københavns Kommunes Cirkulære nr. 54/2014 af 10 09 2014 (vedlagt som bilag 1), bilagt KL notat om bilordninger for kommunale medarbejdere med en præcisering af de siden 1995 gældende regler. (vedlagt som bilag 2)

Beslutning om fri-bil ordning skal ifølge de nævnte gældende regler bl.a. træffes af hensyn til kommunens drift. For administrative medarbejdere, herunder chefer, vil der ifølge KL’s notat næppe kunne påvises sådanne driftshensyn.

Til brug for forvaltningens bemærkninger i forbindelse med forelæggelse for Økonomiudvalget af revisionsrapportens punkt 3.12 for om bilordninger anmodede Økonomiforvaltningen alle forvaltninger om oplysninger om, i hvilket omfang der for forvaltningernes administrerende direktører inden for de seneste 5 år har været etableret fri-bil ordninger betalt af kommunen, samt om oplysning om, hvilke driftsmæssige hensyn, der har begrundet den administrerende direktørs fri-bil ordning, jf. Kommunernes Lønningsnævns vedtagelse af 13. oktober 1995, KL’s administrative information af 1. februar 1996 samt Økonomisforvaltningens cirkulære nr. 54 af 10. september 2014, der var vedlagt henvendelsen til forvaltningerne.  

Økonomiforvaltningen har modtaget de vedlagte svar fra forvaltningerne (vedlagt som bilag 3). Heraf fremgår det, at der inden for de sidste 5 år ikke har været fri-bil ordninger for de administrerende direktører i Sunsdheds- og Omsorgsforvaltningen, Socialforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har oplyst, at en bilordning har været etableret udfra driftsmæssige hensyn, herunder deltagelse i adskillige eksterne møder samt et ikke ubetydeligt antal konferencer, seminarer etc. på Sjælland, Bornholm, Fyn og i Jylland. Forvaltningen vedlægger endvidere det notat, som lå til grund for beslutningen om etablering af ordningen.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har oplyst, at forvaltningen ikke ligger inde med dokumentation for begrundelsen for etablering af en bilordning, som fungerede i perioden april 2011 til 30. september 2011. Forvaltningen oplyser, at ordningen vurderes at have været almindelig praksis på det tidspunkt i kommunen og begrundet i hensynet til kommunens drift bl.a. på grund af minimering af tidsforbruget til transport mellem møder på varierende lokaliteter.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i notat af 31. maj ”Supplerende oplysninger vedr. sag nr. 4 – Revision af lønninger for 2015” oplyst følgende:

"I lighed med det af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyste, har det været almindelig praksis med fri-bil-ordning i kommunen.

Som svar på spørgsmålet om de nærmere oplysninger om den driftsmæssige begrundelse for fri-bil-ordningen blev ordningen i KFF etableret ud fra de driftsmæssige hensyn i forbindelse med den adm. direktørs varetagelse af sine opgaver, herunder minimering af tidsforbrug til transport mellem møder på forskellige lokaliteter."

I Københavns Kommunes styreform med delt administrativ ledelse er det borgmesteren for hver forvaltning, der overfor Økonomiudvalget har ansvaret for administrationen af de gældende regler om etablering af fri-bil ordninger.

Økonomiforvaltningen har ikke på det foreliggende grundlag, herunder svarene fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen mulighed for at vurdere, om de nævnte fri bil ordninger i hver af de tre forvaltninger har opfyldt de gældende regler i de nævnte perioder indenfor de sidste 5 år, hvor ordningerne har været etableret.

En forudsætning herfor vil være, at der indhentes yderligere oplysninger fra de enkelte forvaltninger.

Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund over for Økonomiudvalget, at udvalget pålægger Økonomiforvaltningen at indhente nærmere oplysninger om godkendelser og dokumentation for etableringen af de i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen indenfor de seneste 5 år etablerede fri bil ordninger for forvaltningernes administrerende direktører med henblik på nærmere ekstern vurdering fra KL af spørgsmålet om overensstemmelsen med de gældende regler.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

De pågældende forvaltninger indhenter den nødvendige dokumentation, som efterfølgende forelægges Økonomiudvalget.

Mikkel Hemmingsen          /Mads Grønvall