Mødedato: 12.04.2016, kl. 15:00
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal

Optimering af driften og udvikling af servicetilbuddene i International House

Se alle bilag
Der skal tages stilling til investeringsforslag vedrørende optimering af driften og udvikling af servicetilbuddene i International House.

Tidligere beslutninger

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

  1. at der gives en anlægsbevilling på 2,7 mio. kr. til gennemførelse af investeringsforslag vedr. Optimering af driften og udvikling af servicetilbuddene i International House (bilag 1) til Kultur- og Fritidsudvalget. Midlerne overføres fra investeringspuljerne til Smarte Investeringer under Økonomiudvalget, jf. økonomiafsnittet
  2. at driftseffektiviseringen på 0,6 mio. kr. i 2017 og frem indarbejdes i Kultur- og Fritidsudvalgets budgetbidrag for 2017, jf. økonomiafsnittet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at nedenstående tabel opsummerer indeværende indstillings betydning for den samlede investeringspulje.


Tabel 1. Status på puljer til investeringer i kernevelfærden pr. 31. marts.

Udmøntning af investeringspuljen
(1.000 kr., 2016 pl)

Anlæg

Drift

Herunder
grund-
investering
IT

Innovation

Samlet
effektivisering
ved fuld
indfasning

Samlet pulje (VB2016)

221.000

221.000

10.000

Vedtaget af BR

41.792

10.844

500

-17.452

Tilbage i pulje (VB2016) efter
BR vedtagelse

179.208

210.156

9.500

Til godkendelse i ØU 12. april 2016
(SOF,SUF,BUF,BIF, KFF)

116.021

130.962

28.304

3.025

-135.210

herunder 1 business case fra KFF

2.725

0

0

0

-625

Tilbage i pulje (VB2016) givet
ovenstående godkendes i BR

63.187

79.194

6.475

-152.662

Godkendt af fagudvalg
(endnu ikke godkendt
af ØU og BR)

116.021

153.462

28.304

3.025

-135.210

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden  for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme. 

Problemstilling

Der er de senere år sket en stigning i antallet af nye internationale borgere i København, hvilket øger presset på indrejseopgaven (CPR-udstedelse) i den internationale borgerservice. Indrejseopgaven er endnu ikke digitaliseret, hvorfor der er et betydeligt potentiale i digitalisering, hvilket både frigør ressourcer og øger serviceniveauet.

I forlængelse af den digitale løsning skal servicetilbuddene til de internationale borgere udvikles, så de er bedre informerede om den digitale løsning samt får information om de generelle spørgsmål til livet i Danmark.

 

Løsning

Det ønskes at implementere en digital selvbetjeningsløsning, hvor der trækkes på erfaringer fra de øvrige borgerserviceområder. Løsningen vil konkret forkorte sagsbehandlingen ved at fjerne de nuværende manuelle sagsgange og øge borgernes selvbetjening.

De udvidede servicetilbud vil tage udgangspunkt i ”New in Denmark” events, hvor nye borgere får information om livet i Danmark.

Forslaget kræver midler til udvikling, implementering og drift af den digitale selvbetjeningsløsning samt integration til sagsbehandlingssystemer. Herudover skal servicetilbuddene udvikles i samarbejde med relevante aktører herunder Copenhagen Capacity, der arbejder for at tiltrække udenlandske investeringer og arbejdskraft til Greater Copenhagen, hvor servicetilbud i International House skal målrettes i forbindelse med etablering af nye virksomheder og disses ansatte.

 

Økonomi

Den samlede investering udgør 2,7 mio. kr., og den årlige besparelse udgør 0,6 mio. kr., som udspecificeret i business case i bilag 1.

Tabel 1. Den samlede økonomi

 

1000 kr. 2016 p/l

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

I alt

Varige ændringer, service

 

 

 

 

 

 

 

 

Årsværksbesparelse

0

-800

-800

-800

-800

-800

-800

-4.800

Nye driftsomkostninger til it-system

0

175

175

175

175

175

175

1.050

Varige ændringer, service i alt

-625

-625

-625

-625

-625

-625

-3.750

Investeringer, anlæg

 

 

 

 

 

 

 

 

Digital løsning

1.250

525

 

 

 

 

 

1.700

Kommunikationsindsats overfor borgerne

150

150

 

 

 

 

 

300

Implementeringsprojekt og forandringsledelse

500

150

 

 

 

 

 

650

Samlede implementerings- omkostninger

1.900

825

0

0

0

0

0

2.725

Samlet økonomisk påvirkning

1.900

200

-625

-625

-625

-625

-625

 

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser

 

At-punkt

Udvalg

Bevilling

(nr. og navn)

Funktion

Indtægt (I) /
Udgift (U)

Beløb i 1.000 kr.*

(2016 p/l)

Varig?
ja/nej

2016

2017

2018

2019

1

KFU

3510 – Kultur og Fritid

064862

U

1.900

825

0

0

Nej

1

KFU

1510 – Kultur og Fritid

064862

U

0

-625

-625

-625

Ja

1

ØU

3123 Fælles anlægspuljer

064551

U

-1.900

-825

0

0

Nej

I alt

-

-

-

-

0

-625

-625

-625

-

 

* Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

 

Tabel 3. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

 

Udvalg

Aktivitet/projekt

Bevilling

(nr. og navn)

Funktion

Beløb i 1.000 kr.

(2016 P/L)

2016

2017

2018

2019

KFU

Optimering af driften og udvikling af servicetilbuddene i International House

3510 Kultur og Fritid, anlæg

064862

1.900

825

0

0

I alt

-

-

-

1.900

825

0

0

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslaget, sendes det videre til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på udmøntning af midler fra investeringspuljerne til Smarte investeringer til implementering af forslagene i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Afledte driftseffektiviseringer i 2017 og frem som følge af godkendte forslag indarbejdes i Kultur- og Fritidsudvalgets budgetbidrag for 2017.

 

Carsten Haurum

                                                                          /Aravni Jakobsen

Oversigt over politisk behandling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at der gives en anlægsbevilling på 2,7 mio. kr. til gennemførelse af investeringsforslag vedr. Optimering af driften og udvikling af servicetilbuddene i International House (bilag 1) til Kultur- og Fritidsudvalget. Midlerne overføres fra investeringspuljerne til Smarte Investeringer under Økonomiudvalget, jf. økonomiafsnittet
  2. at driftseffektiviseringen på 0,6 mio. kr. i 2017 og frem indarbejdes i Kultur- og Fritidsudvalgets budgetbidrag for 2017, jf. økonomiafsnittet.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. marts 2016:

Indstillingen blev godkendt.

Kultur- og Fritidsudvalget bemyndigede Kultur- og Fritidsforvaltningen til at indarbejde sagens økonomiske oplysninger i indstillingen i forbindelse med, at indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Beslutning

Dagsordenspunkt 35: Optimering af driften og udvikling af servicetilbuddene i International House (2016-0040693)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016

Indstilling blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Til top