Økonomiudvalget forelægges en opfølgning på sagen om "Status på økonomi-, løn- og personaleområdet" fra Økonomiudvalgets møde den 8. december 2015.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens svar på spørgsmålene til sagen behandlet den 8. december 2015 tages til efterretning, jf. bilag 1,

2. at status på de store igangværende systemimplementeringer, jf. bilag 2, godkendes,

3. at tids- og implementeringsplan for tiltagene på løn- og personaleområdet, jf. bilag 3, godkendes,

4. at det tages til efterretning, at en forudsætning for at gennemføre handlingsplanen er, at der afsættes 16,1 mio. kr. til implementering af tiltagene, herunder at 6,8 mio. kr. finansieres inden for Koncernservices egen bevilling, og at 1,9 mio. kr. søges finansieret via smarte investeringer og 7,4 mio. kr. som kvalitetstiltag i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2017.        

Baggrund

Økonomiforvaltningen fremlagde på mødet i Økonomiudvalget den 8. december 2015 en status på økonomi-, løn- og personaleområdet. Jævnfør sagen er det på IT, personalejura og i overvejende grad økonomiområdet lykkes at reducere den administrative kompleksitet for kommunens ledere, men målsætningen er endnu ikke indfriet på løn- og personaleområdet.

På den baggrund godkendte Økonomiudvalget en samlet plan for realiseringen af det administrative målbillede på løn- og personaleområdet bestående af følgende fem tiltag:

1. Ny model for idriftsættelse af systemer og processer (gates).

2. Konkrete implementeringstiltag i Koncernservice og forvaltningerne.

3. Evaluering af brugeroplevelser og behov.

4. Governance og styring mellem forvaltningerne og Koncernservice.

5. Formidling af det samlede administrative målbillede i kommunen.

 

Økonomiudvalget besluttede, at Økonomiforvaltningen skulle vende tilbage med en plan for finansieringen af de konkrete tiltag under punkt 2, og at implementeringsaktiviteterne udarbejdes med forvaltningerne.

Endvidere havde Økonomiudvalget konkrete spørgsmål til brugertilfredshedsundersøgelserne, en tidsplan for håndtering af lønfejl samt til identificerede områder for kompetenceudviklingsbehov hos henholdsvis slutbrugere og medarbejdere i Koncernservice.

Koncernservice har drøftet indstillingen med kredsen af de administrerende direktører, der er enige i indstillingens indhold.

Løsning

I det følgende gennemgås status på de fem tiltag i det administrative målbillede på løn- og personaleområdet, herunder en plan for finansiering samt svar på Økonomiudvalgets konkrete spørgsmål.

 

Spørgsmål fra Økonomiudvalget

I bilag 1 fremgår svar på Økonomiudvalgets spørgsmål fra mødet den 8. december 2015. I det følgende gennemgås kort svaret på spørgsmålene.

*Københavns Kommunes Arbejdsplansystem (KAS).

 

1) Ny model for idriftsættelse af systemer og processer (gates)

Økonomiudvalget godkendte på mødet den 8. december 2015 en ny model for idriftsættelse af systemer og processer. I den forbindelse godkendte Økonomiudvalget tre gates:

 

1. Gate 1: Der er beskrevne arbejdsprocesser end-to-end, som er accepteret af brugere og godkendt af revisionen.

2. Gate 2: Arbejdsprocesser og kontroller er digitale.

3. Gate 3: Medarbejderne er kompetenceudviklet og testet i anvendelsen af det nye system og arbejdsprocesser.

Aktuel status på de store igangværende programimplementeringer fremgår af bilag 2.

De væsentligste udfordringer relateret til implementering af KAS er:

• Udfordringer med fremdrift i projektet grundet aktuelle lønfejl, der trækker ressourcer fra projektets øvrige leverancer.

• Overholdelse af alle tre gates, hvilket er baggrunden for, at der er igangsat et særskilt projekt om den organisatoriske implementering af KAS.

Kredsen af administrerende direktører har besluttet, at der pr. 1. august 2016 gøres status i forhold til, hvorvidt der er sikret stabil drift af KAS.

De væsentligste udfordringer relateret til implementering af nyt lønsystem er:  

• Den eksterne revision gennemgår de processer, de anser for nødvendige, inden det nye system tages i brug den 1. april 2016. Der er foretaget review af de 9 væsentligste processer, som udgør 51 pct. af alle løntransaktioner, der berøres af lønkonverteringen. På baggrund af den indledende gennemgang har ekstern revision vurderet, at arbejdsgangene er beskrevet med fokus på digitalisering og roller, at der er tilrettelagt et omfattende træningsprogram, og at processerne er accepteret af brugerne.

• Arbejdsprocesser og de indlagte kontroller er digitaliseret, hvor det systemmæssigt er muligt. Der er områder af det nye system-setup, som ikke reelt er testet, men alene er erklæret funktionelt af KMD.

I forbindelse med implementeringen af det nye økonomisystem er det en væsentlig forandringsledelsesopgave at sikre, at det nye system giver god økonomistyring i kommunen. På den baggrund har Økonomiforvaltningen besluttet at tilføre ekstra ressourcer til programmet via omprioritering i Koncernservice.

 

2) Konkrete implementeringstiltag i Koncernservice og forvaltningerne

På Økonomiudvalgsmødet den 8. december 2015 blev det besluttet, at Koncernservice skulle sikre afstemning med forvaltningerne om forankring af ni konkrete implementeringstiltag på løn- og personaleområdet. Implementeringstiltagene er nærmere beskrevet i bilag 3.

Koncernservice har drøftet implementeringstiltagene samt den overordnede strategi for realiseringen af målsætningerne på løn- og personaleområdet med forvaltningerne. Forvaltningerne tilkendegav, at de ni tiltag alle bidrager til løsningen på de eksisterende problemstillinger. I flere af implementeringstiltagene er forvaltningerne i forvejen repræsenteret i styregrupperne, og er dermed med til at definere implementeringsplanerne. Hvad angår de øvrige tiltag har forvaltningerne erklæret sig enige heri.

Forvaltningerne efterspørger derudover følgende:

• Implementering af et nyt e-rekrutteringssystem.

• En mere relationel support fra Koncernservice.

• En ny partnerskabsmodel for udviklingsarbejdet.

Nyt e-rekrutteringssystem

Kommunens ledere ønsker et forbedret e-rekrutteringssystem. Idet kontrakten på det eksisterende system udløber pr. 1. september 2016, anbefaler Koncernservice at tilføje implementering af nyt e-rekrutteringssystem, som et nyt tiltag på løn- og personaleområdet.

En mere relationel support fra Koncernservice

Forvaltningerne ønsker en mere relationel support fra Koncernservice, hvor sagsbehandlerne har en større forretningsforståelse for de enkelte institutioners behov. I den forbindelse drøfter Koncernservice og Børne- og Ungdomsforvaltningen mulighederne for at lave en mere decentral supportstruktur med forvaltningen som pilotcase. Hvis pilotprojektet er vellykket, forventes dette at være et første skridt på vejen til en større integration af Koncernservice i forvaltningerne.

Ny partnerskabsmodel for udviklingsarbejdet

Forvaltningerne efterspørger et øget samarbejde i en ny partnerskabsmodel. På den baggrund anbefaler Koncernservice og forvaltningerne, at der udarbejdes en ny partnerskabsstruktur bestående af et forum for tværgående administrationsstrategi med partnere fra hver forvaltning samt fra Koncernservice. Formålet er at etablere et forum til drøftelse af fælles udfordringer og behovet for fælles løsninger på tværs af kommunen.

Koncernservice udarbejder i samarbejde med forvaltningerne et kommissorium for det nye forum, som godkendes i kredsen af administrerende direktører.

Udarbejdelse af nye forretningsgange på løn- og personaleområdet

Endelig anbefaler Koncernservice, at der tilføjes et tiltag yderligere vedrørende udarbejdelse af nye forretningsgange på løn- og personaleområdet som følge af implementering af nyt lønsystem og hjemtagelse af lønanvisningen fra KMD.

 

3) Evaluering af brugeroplevelser og behov

Økonomiudvalget godkendte på mødet den 8. december 2015 et analysedesign til evalueringen af Samlingen af Administrative Opgaver (SAO). Kredsen af administrerende direktører besluttede efterfølgende på deres møde den 17. december 2015, at analysedesignet for SAO-evalueringen bør justeres, så der fokuseres på fremadrettede tiltag, og at de økonomiske midler anvendes til finansiering af nye tiltag i relation til KAS implementeringen.

Koncernservice igangsætter derfor et SAO-projekt med det formål at sikre en operationalisering af den administrative strategi. Dette for at skabe en større tydelighed omkring, hvordan kommunen lykkes med at reducere kompleksiteten i rammevilkårene for de decentrale ledere samtidig med, at ansvaret for styring og ledelse af institutionen fastholdes decentralt. Det sker via et praktisk casestudie af konkrete procesområder, hvor der fokuseres på hvilke konkrete tiltag, der kan sikre forbedringer i servicen til ledere og medarbejdere. Analysen af de konkrete processer gennemgår følgende:

• Hvilke krav stiller de gældende regler til lederne på disse procesområder, og hvordan reduceres kompleksiteten for lederne?

• Hvilken servicerejse stilles lederne overfor, og hvordan sikres en bedre service?

• Hvordan optimeres processerne end-to-end?

Økonomiforvaltningen vil løbende orientere Økonomiudvalget om analysens resultater.

 

4) Governance og styring mellem forvaltningerne og Koncernservice

Økonomiforvaltningen har igangsat en analyse af koncernenhedernes ”operating model”, hvor der blandt andet ses på den økonomiske styring med forvaltningerne samt modenhed i leveranceapparat med videre. I den forbindelse analyseres blandt andet på mulighederne for en mere relationel support fra Koncernservice, jf. forvaltningernes ønske under punkt 2.

 

5) Formidling af det samlede administrative målbillede i kommunen

Der var generel opbakning fra forvaltningerne på mødet om implementeringstiltagene til det fælles målbillede for det administrative område i Københavns Kommune samt til, at det handler om at finde fælles løsninger. Koncernservice vil derfor i den kommende partnerskabsstruktur arbejde sammen med forvaltningerne omkring de fælles tiltag, det kræver at realisere det administrative målbillede på løn- og personaleområdet.

Økonomiske konsekvenser

Gennemførelsen af de ovenfor nævnte tiltag bidrager til optimering og kvalitetsudvikling på løn- og personaleområdet. En forudsætning for at gennemføre tiltagene er, at der afsættes den nødvendige finansiering. Finansieringsudestående og finansieringsplanen fremgår af tabellen nedenfor.

Tabel 1. Finansieringsbehov for implementeringstiltag (t. kr.)

Note: Beløbene er anlægsinvesteringer til implementering af tiltagene.

*Analysen vedr. indberetning af ferie- og fravær er fortsat ikke afsluttet, hvorfor den endelige løsning og dermed finansieringsbehov ikke er kendt. Koncernservice vender retur til Økonomiudvalget med finansieringsoplæg til denne i maj 2016.

Som det fremgår af tabellen er finansieringsudestående 16,1 mio. kr. Heraf forventes Koncernservice at finansiere 6,8 mio. kr. via interne omprioriteringer. Endvidere forventes 1,9 mio. kr. vedr. et nyt e-rekrutteringssystem at blive finansieret via smarte investeringer, da der er et effektiviseringspotentiale forbundet hermed. På et enkelt område er der tale om kvalitetsudvikling uden et effektiviseringspotentiale, hvorfor Koncernservice indstiller, at finansiering på 7,4 mio. kr. indgår som et budgetnotat i budgetforhandlingerne for 2017. Økonomiforvaltningen vil inden forelæggelse af budgetnotatet drøfte oplægget med Økonomikredsen.

Videre proces

Såfremt finansiering ikke bliver godkendt, vil Økonomiforvaltningen vende retur med en revideret handlingsplan med et nyt forslag til håndtering af de ufinansierede tiltag.

 

Mikkel Hemmingsen

                                  /

                                        Bjarne Winge                                   

Dagsordenspunkt 16: Implementering af tiltag til optimering og kvalitetsudvikling på løn- og personaleområdet (2016-0040724)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 12. april 2016

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning, og indstillingens 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning. Indstillingens 4. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.