Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 

1. at status på opfølgningen på besvigelsessagen i Koncernservice, jf. bilag 1, og status på de igangsatte ’her og nu’ tiltag, jf. handleplan til sikring af betryggende administrative processer, tages til efterretning,

2. at en revidering af handlingsplanen til sikring af betryggende administrative processer i Københavns Kommune, jf. bilag 2, godkendes,

3. at det tages til efterretning, at en forudsætning for at gennemføre handlingsplanen er, at der, jf. bilag 2, afsættes 12,7 mio. kr. til implementering af tiltagene, hvoraf Koncernservice finansierer 1 mio. kr. inden for egen bevilling via omprioriteringer af igangværende projekter, og 1,9 mio. kr. søges finansieret via smarte investeringer fra investeringspuljen til implementering af MobilePay, da der er et effektiviseringspotentiale forbundet hermed, samt at finansieringen af de øvrige forslag til 9,8 mio. kr. indgår i budgetforhandlingerne 2017,

4. at et revideret regelhierarki for de gældende forretningsregler på kommunens administrative område, jf. bilag 3, godkendes.

Baggrund

På baggrund af Intern Revisions rapport vedrørende besvigelsessagen i Koncernservice besluttede Økonomiudvalget den 24. februar 2015 at igangsætte risikoanalyser på kommunens økonomiprocesser med henblik på at identificere risici for besvigelser og utilsigtede fejl i regnskabet.

På baggrund af gennemførte risikoanalyser på indkøbs- og regnskabsområdet godkendte Økonomiudvalget den 16. juni 2015 igangsættelse af ’Handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer i Københavns Kommune’.

Løsning

I det følgende fremgår en status på det igangværende arbejde med handlingsplanen samt indstilling om en revideret handlingsplan for det videre arbejde med sikring af betryggende administrative processer.

Status på tiltag som følge af besvigelsessagen

Økonomiforvaltningen har arbejdet med de 13 konkrete tiltag, som udløb af Intern Revisions rapport vedrørende besvigelsessagen. Status er, at alle tiltag er igangsat, og at arbejdet følger den plan, der er lagt for arbejdet. En detaljeret status fremgår af bilag 1.

Handlingsplanen til sikring af betryggende administrative processer

Endvidere har Økonomiforvaltningen igangsat de fire kritiske ’her og nu tiltag’ jf. Økonomiudvalgets beslutning i juni 2015. I det følgende gives en kort status på de fire tiltag:

Udover de fire kritiske ’her og nu’ tiltag, jf. handlingsplanen har Økonomiforvaltningen afsluttet seks tiltag i handlingsplanen, jf. bilag 2.

Revideret handlingsplan for det fremadrettede arbejde med sikring af betryggende administrative processer

Økonomiudvalget skal med denne indstilling træffe beslutning om det videre arbejde med handlingsplanen til sikring af betryggende administrative processer.

Implementeringen af KVANTUM i både Koncernservice og hele kommunen medfører et øget behov for at etablere det rette styringsgrundlag i Københavns Kommune, således at potentialerne ved implementering af et nyt Enterprise Ressource Planning (ERP) indfries. På den baggrund anbefaler Økonomiforvaltningen, at ressourcerne anvendes på fremadrettede løsninger frem for bagudrettede analyser af problemer og risici.

Konkret indstiller Økonomiforvaltningen, at de planlagte risikoanalyser annulleres. Risikoanalysernes oprindelige formål var at gennemføre en analyse af, hvilke risici der er på lønområdet, indtægtsområdet samt på IT området. Analyserne vurderes imidlertid ikke at bidrage med yderligere værdi i forhold til den allerede besluttede handlingsplan. Endvidere er der igangsat store tiltag på alle områder, og risikoanalyserne vurderes derfor ikke at bidrage til bedre administration på områderne. Det anbefales derfor, at risikoanalyserne bliver annulleret. Intern Revision er enig heri.

Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund, at Økonomiudvalgets handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer fremover programorganiseres og indeholder følgende hovedspor:

• Nyt risikobaseret ledelsestilsyn i Københavns Kommune

• Styrket governance på økonomi- og regnskabsområdet i Københavns Kommune

• Udarbejdelse af fælles obligatoriske forretningsgange

• Implementering og kompetenceudvikling

• Styring på udbetalings- og faktureringssystemer

Inden for alle disse spor er der igangsatte tiltag, men enkelte tiltag udestår igangsættelse og enkelte tiltag har karakter af at være løbende tiltag, der fortsætter under implementeringsperioden for KVANTUM. F.eks. vil det med KVANTUM være relevant løbende at vurdere risici i processerne og sikre design og implementering af kontroller.

Finansiering af tiltagene i handlingsplanen

Økonomiudvalget besluttede den 6. oktober 2015 i sagen vedr. ’Status på nyt økonomisystem’, at omdisponere 10,1 mio. kr. fra bevillingen til nyt økonomisystem til finansiering af de kritiske her og nu tiltag i Økonomiudvalgets handlingsplan. Dog er der ikke truffet beslutning om finansieringen af de øvrige elementer i handlingsplanen og en forudsætning for gennemførelse af de 5 ovenfor nævnte hovedspor i handlingsplanen er derfor, at der afsættes finansiering. Det samlede finansieringsbehov er 12,7 mio. kr.

Tabel 2. Finansieringsbehov for implementeringstiltag (t. kr.)

Note: Beløbene er investeringer til implementering af tiltagene. Hertil kommer eventuelle varige driftsudgifter.

Det samlede finansieringsbehov er således 12,7 mio. kr., hvoraf Koncernservice finansierer 1 mio. kr. indenfor egen bevilling via omprioriteringer af igangværende projekter. Derudover søges finansiering på 1,9 mio. kr. via smarte investeringer til implementering af MobilePay, da der er et effektiviseringspotentiale forbundet hermed. Endelig anbefales det, at finansieringen af de øvrige forslag til 9,8 mio. kr. indgår i budgetforhandlingerne 2017.

Revideret regelhierarki

Det igangsatte arbejde med at styrke governance på økonomiområdet har resulteret i, at Økonomiforvaltningen har udarbejdet en kvalitetsstandard for fremtidige risikovurderinger og dokumentation af processer og kontroller. I den forbindelse vurderes det hensigtsmæssigt at ændre i det regelhierarki for kommunens fastsatte regler, som blev godkendt i Økonomiudvalget i juni 2015. Økonomiforvaltningen anbefaler, at de styringsmæssige forhold i de administrative processer fremover defineres i et cirkulære for hver af kommunens hovedprocesser; løn, indtægter, indkøb og bank/kasse. Således sikres sammenhængende styringsprincipper i processerne end-to-end. Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender det reviderede regelhierarki, jf. bilag 3.

Implementering af digital fakturakontrol

I forbindelse med implementeringen af forretningsgangen for indkøbsområdet har Økonomikredsen på et møde den 12. februar 2016 besluttet at iværksætte en digital kontrol. Det sikrer, at de indsendte fakturaer efterlever kommunens krav til formatet. Initiativet iværksættes pr. 1. maj 2016. Konkret betyder det, at alle fakturaer, der ikke har anført de rette kontaktoplysninger, vil blive sendt retur til leverandøren med en anmodning om at genfremsende fakturaen med de rette oplysninger. Dette er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Formålet er at sikre en effektiv fakturaproces i Københavns Kommune, hvor fakturaerne automatisk kan fordeles til den rette godkender i stedet for at cirkulere forkert rundt i organisationen. Dermed er målet også at sikre betaling af fakturaer til tiden. 

Iværksættelsen af den digitale fakturakontrol medfører en risiko for følgende:

• at Københavns Kommune i en overgangsperiode vil fremgå som dårlig betaler, idet leverandørerne vil opleve at få returneret fakturaer, som ikke indeholder de nødvendige oplysninger. I stedet vil leverandørerne få en besked om at genfremsende fakturaer med de korrekte oplysninger.

• At det i en overgangsperiode påvirker kommunens perioderegnskab, idet en række fakturaer først vil blive modtaget korrekt i efterfølgende perioder og dermed betales senere. Det forventes dog ikke at have betydning for kommunens evne til at kunne aflægge et retvisende årsregnskab, idet implementeringen sker i behørig afstand fra regnskabsafslutningen.

Forud for idriftsættelsen har Økonomiforvaltningen igangsat en stor indsats for at sikre, at der ved indkøb er de nødvendige informationer på fakturaerne. Der er gennemført informationskampagner og Økonomikredsen følger løbende andelen af brugerid på fakturaer i hver forvaltning.

Koncernservice har iværksat kommunikation til indkøbere og leverandører samt sikret det nødvendige beredskab til idriftsættelsen. Koncernservice kan altid slå den digitale fakturakontrol fra med øjeblikkelig virkning, således at fakturaerne kan modtages igen uanset, at de ikke efterlever fakturakravene.

Videre proces

Ved godkendelse af finansieringsplan igangsættes de forskellige tiltag, og der udarbejdes de nødvendige oplæg til budgetforhandlingerne. Såfremt finansieringsplanen ikke bliver godkendt, vil Økonomiforvaltningen vende retur med en revideret handlingsplan med nyt forslag til håndtering af de ufinansierede tiltag.