Plan for frisættelsesforsøg 2.0
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at nedenstående plan for iværksættelse af et fremtidigt frisættelsesforsøg (”frisættelsesforsøg 2.0”) godkendes.
Problemstilling
Der blev i perioden 2014 til 2016 gennemført et forsøg med frisættelse af institutioner mv. i fire af kommunens forvaltninger – Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), Socialforvaltningen (SOF) og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF).
En endelig evaluering af forsøget blev forelagt Borgerrepræsentationen (BR) den 15. december 2016. Det blev samtidig besluttet at pålægge Økonomiforvaltningen (ØKF) i samarbejde med de øvrige forvaltninger at vende tilbage med forslag til, hvordan fremtidige frisættelsesforsøg kan iværksættes.
På baggrund heraf blev der igangsat en udarbejdelse af en projektbeskrivelse for et kommende frisættelsesforsøg (”frisættelsesforsøg 2.0”), forankret i kredsen af HR-chefer i kommunens forvaltninger (HR-kredsen). Der blev nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af repræsentanter for forvaltningerne. Der er i det forberedende arbejde lagt op til, at det overordnede formål med forsøget er at frigive mere tid til og øge kvaliteten i kerneopgaven til gavn for borgerne og brugerne af kommunens ydelser.
Med udgangspunkt i efterfølgende drøftelser mellem forvaltningerne blev det på HR-kredsens møde den 22. august 2017 besluttet at lægge op til, at forvaltningerne får valgfrihed mellem to modeller i det videre forløb. Disse to modeller består henholdsvis i at sætte fokus på kerneopgaven gennem fastlæggelse af en metode for opstilling af relevante målepunkter og i opstilling af en liste over regler mv., der opleves som begrænsende for kerneopgaven. På baggrund af denne proces lægges der op til, at forsøget starter op i forvaltningerne den 1. januar 2018.
Nedenfor gennemgås de to modeller i planen:
Model a) – fastlæggelse af metode for opstilling af relevante målepunkter
Modellen indebærer, at forvaltningen igangsætter en proces med henblik på at fastlægge en metode for identifikation af områder, hvor der er udfordringer i forhold til fokus på kerneopgaven. Denne identifikation sker under inddragelse af medarbejderne, og der tages udgangspunkt i indikatorerne kvalitet, trivsel og produktivitet. På baggrund af de identificerede områder, opstilles der herefter relevante målepunkter, og der iværksættes egnede initiativer inden for rammerne af forsøget med henblik på at styrke fokus på kerneopgaven og på medarbejdernes muligheder for at løse den. Med udgangspunkt i de opstillede målepunkter udarbejdes før- og efter-målinger, således at det måles, hvilken effekt forsøget har haft i forhold til de anvendte indikatorer.
I forhold til valg af metode, kan forvaltningerne eksempelvis tage udgangspunkt i det partsprojekt, der i 2016-2017 er gennemført i samarbejde med FOA, og hvor enheder fra BUF, SOF og SUF deltog. I projektet blev der udviklet en metode til at sætte fokus på kerneopgaven gennem samarbejde i MED-systemet. Den afsluttende evaluering viste, at alle deltagende parter var særdeles positive over for erfaringerne fra projektet.
Model b) – liste over frisættelser
Modellen indebærer, at der i forvaltningens arbejde med frisættelsesforsøg 2.0 fokuseres på afbureaukratisering. Forvaltningen udarbejder en liste over regler, procedurer, arbejdsgange mv., der opleves som begrænsende for kerneopgaven. Der kan både være tale om interne regler i forvaltningen, fælles regler for hele Københavns Kommune eller eksterne regler, f.eks. lovregler eller overenskomstbestemmelser. Der arbejdes herefter videre med at udpege en række lokale enheder, som i forsøgsperioden vil være frisat fra de pågældende regler, procedurer mv. (i det omfang, der er tale om frisættelser fra regler mv., som forvaltningen ikke selv kan dispensere fra, indhentes forinden godkendelse af de pågældende frisættelser fra de relevante aktører).
Uanset hvilken metode den enkelte forvaltning vælger, vil der som minimum skulle måles på indikatorerne kvalitet, trivsel og produktivitet.
Løsning
ØKF har fra de enkelte fagforvaltninger i kommunen modtaget tilbagemeldinger om, hvilken af de ovennævnte modeller de påregner at anvende i forbindelse med deres arbejde med frisættelsesforsøg 2.0.
BUF, SUF og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) har oplyst, at de påregner at tage udgangspunkt i model a).
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), KFF og SOF har oplyst, at de påregner at tage udgangspunkt i model b).
I forhold til begge modeller vil fokus navnlig være på frisættelsesarbejde på det decentrale niveau, det vil sige – afhængigt af forvaltningens organisation, opgaver mv. – institutioner, lokalområder, borgercentre eller lignende. På denne baggrund forventer ØKF ikke at deltage i projektet som forvaltning, idet der ikke er sådanne decentrale enheder i ØKF.
Det foreslås, at det videre arbejde med frisættelsesforsøg 2.0 forankres i HR-kredsen, der således vil fungere som styregruppe for forsøget.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt ØU godkender planen, vil frisættelsesforsøget starte op den 1. januar 2018 og have en varighed på 3 år.
Der vil blive gennemført en midtvejsevaluering, der forelægges ØU medio 2019, og en slutevaluering, der forelægges ØU og BR ultimo 2020.
Peter Stensgaard Mørch /Mads Grønvall
Beslutning
Dagsordenspunkt 14: Plan for frisættelsesforsøg 2.0 (2017-0331596)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. november 2017
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.