Strategiske overvejelser ved køb og leje af ejendomme

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at de strategiske overvejelser for køb og leje af ejendom på baggrund af nærværende sagsfremstilling drøftes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har til opgave at tilvejebringe kapacitet til at dække forvaltningernes behov for borgerrettede, delvist borgerrettede og administrative funktioner.

Generelt er ejendomsmarkedet i Københavns Kommune (KK) attraktivt, og der er kamp om pladsen. Derfor er det dyrt at erhverve ny ejendom, og der er ofte få eller ingen alternativer i markedet, når der er brug for en grund eller ejendom til et bestemt kommunalt behov.

Derfor er det vigtigt, at kommunen i sin forvaltning af ejendomsporteføljen har fokus på at planlægge og sikre rettidige grundkøb til fremtidige kommunale behov for dermed at begrænse omkostningerne ved henholdsvis køb og leje af ejendomme. Samtidig er det vigtigt, at der er fokus på at udnytte den eksisterende portefølje bedst muligt, og at ejendomme kun afhændes i de tilfælde, hvor de ikke vurderes at kunne anvendes til løsning af kommunale behov.

Denne sag beskriver ud fra disse rammer og vilkår de overordnede principper for og overvejelser om køb og leje, når der skal tilvejebringes kapacitet til forvaltningernes nye behov.

Denne sag har jf. bestillingen på Økonomiudvalgets møde den 7. november 2023 fokus på køb og leje. I det følgende beskrives rammerne for salg af kommunens ejendomme dog også kort.

Økonomiforvaltningen søger så vidt muligt sammen med fagforvaltningerne at benytte kommunens eksisterende ejendomsportefølje til at løse nye behov for kommunal kapacitet og sikre aktivering af kommunens ejendomme. Ejendomme søges således kun afhændet i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at finde ny kommunal anvendelse, og hvis ejendommen vurderes heller ikke at have et langsigtet potentiale for kommunal anvendelse.

Alle salg godkendes politisk af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Ejendomme, der forventes udbudt til salg, forelægges Økonomiudvalget to gange årligt via salgslisten.

I bilag 1 fremgår en fortrolig oversigt over samtlige ejendomme, som har været indstillet politisk til køb, leje og salg i perioden fra 2019-2023.

Løsning

Det er den enkelte fagforvaltning, der melder nye behov ind til Økonomiforvaltningen, fastsætter funktionskravene til ny kapacitet og udarbejder et evt. budgetnotat på en sag, når der er behov for finansiering i forbindelse med budgetforhandlinger eller overførselssag.

Økonomiforvaltningen ved Kontoret for Ejendomsstrategi og Kapacitet (KEK) afdækker løsninger på behovet, hvis muligt i den eksisterende portefølje, i samarbejde med fagforvaltningen og med inddragelse af Københavns Ejendomme (KEJD).

KEJD er efterfølgende ansvarlige for køb, salg og leje af kommunale ejendomme og varetager blandt andet de konkrete købs- eller lejekontrakter, der indgås i den forbindelse.

Nye demografiske, borgerrettede kapacitetsbehov

Der er løbende behov for ny kapacitet til at dække de demografiske behov, som følger af befolkningsudviklingen, herunder lovpligtig kapacitet som skoler, daginstitutioner, botilbud og plejeboliger. Dertil kommer andre behov med sammenhæng til den demografiske udvikling, hvor der er vedtaget politiske målsætninger om serviceniveau, bl.a. kultur- og fritidsfaciliteter som idrætshaller, svømmehaller og fodboldbaner, samt grønne områder. Økonomiforvaltningen har sammen med de relevante fagforvaltninger via arealplanerne overblik over behovet for ny kapacitet på disse områder frem mod 2050. Dertil kan der komme behov for øvrig, nødvendig kapacitet som fx det nye neurorehabiliteringscenter, der blev besluttet med budget 2023.

Udgangspunktet er, at Københavns Kommune selv opfører bygningerne, og hvis nødvendigt også erhverver grunde til at dække disse behov. Alternativt køber Københavns Kommune ejendomme til formålet, evt. som nøglefærdige køb. Der prioriteres køb/eje, fordi byggerierne skal leve op til en række meget specifikke funktionskrav, samt da behovene alt andet lige forventes at være langsigtede og ofte er geografisk betingede. Der er afsat midler til at købe grunde til de demografisk betingede behov via grundkøbspuljen. Midler til selve byggeriet (nøglefærdigt eller KK-byggeri) tilvejebringes i forbindelse med budgetforhandlinger og overførselssager.

Med grundkøbspuljen er der også mulighed for at finansiere strategiske grund- og ejendomskøb. Her erhverver kommunen en grund eller en ejendom, der ikke nødvendigvis er tiltænkt et specifikt kommunalt kapacitetsbehov på købstidspunktet, men som det vurderes, at kommunen kan anvende til at løse fremtidige behov. Strategiske grundkøb kan også omfatte køb af ejendomme, som kommunen lejer, med henblik på at sikre den kommunale kapacitet i fremtiden.

I enkelte tilfælde kan det forekomme, at kommunen lejer tredjemandslejemål for at dække de demografiske, borgerrettede behov, hvis der ikke kan findes løsninger i form af køb. For eksempel er der i 2022 indgået en lejeaftale for et nøglefærdigt lejemål på Amerikavej 21 til en ni gruppers daginstitution, da det ikke har været muligt at finde anden ledig kapacitet i området på Vesterbro.

Øvrige nye behov for kapacitet

For øvrige nye behov for kapacitet er proceduren overordnet, at den pågældende forvaltning, der har et behov, henvender sig til Økonomiforvaltningen. Det kan fx være behov for delvist borgerrettede funktioner som fx jobcentre eller borgercenterfunktioner eller rene administrative funktioner.

Her gælder følgende overordnede principper for tilvejebringelsen af ny kapacitet:

• Den pågældende forvaltning afsøger først muligheder i egen portefølje af lejemål.
• Hvis forvaltningen ikke har plads i egen portefølje, afsøger Økonomiforvaltningen muligheder for at løse behovet i ledige KK-lejemål eller alternativt via optimering af kommunes eksisterende ejendomsportefølje. Udgangspunktet er den pågældende forvaltnings funktionskrav, behov for antal kvadratmeter, ønsker til geografisk placering, krav til ibrugtagningstidspunkt, varighed mv.
• Hvis ikke der findes ejendomme i kommunens ejendomsportefølje, der lever op til de ønskede funktionskrav, afsøger Økonomiforvaltningen mulige løsninger for køb eller leje af nye lejemål. Det kan være krav til funktioner, planløsning, størrelse, placering eller lignende, som betyder, at det er vanskeligt at indpasse et bestemt behov i den eksisterende portefølje.

Da der generelt er lav tomgang i kommunens ejendomsportefølje, vil leje eller køb af ejendomme løbende være nødvendigt ift. at imødekomme forvaltningernes behov.

Det er den relevante forvaltning, der skal godkende den valgte løsning. Alle lejekontrakter og grundkøb godkendes herefter politisk af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

I sager, hvor et kommunalt behov ikke kan løses i den eksisterende KK-portefølje, indgår følgende overvejelser og forhold i afvejningen af, om der søges købt eller lejet:

• Køb af ejendom til funktioner, der forventes at være langsigtede kommunale behov.
• Leje af ejendom til funktioner, der forventes at være tidsafgrænsede, eller hvor der er usikkerhed om funktionen eller behovet på længere sigt.
• Køb af ejendomme med potentiale, dvs. som er velegnede til at løse behovet, og som på sigt kan bruges til flere behov.
• Fokus på kommunens samlede omkostninger til ejendomsområdet.
• Udbuddet af relevante ejendomme til hhv. salg og leje.
• Begrænsninger for køb som følge af anlægsloftet.

Der prioriteres i udgangspunktet anlægsmåltal til at tilvejebringe kapacitet til de demografisk betingede behov, herunder lovpligtig kapacitet. Herudover har der de seneste år primært været erhvervet øvrige mindre ejendomme til andre, borgerrettede behov med henblik på at sikre kapaciteten på lang sigt. Loft over anlægsmåltal begrænser således betydeligt muligheden for køb af ejendomme.

Hvad angår specifikt nye behov til administrative funktioner er der praksis for, at disse søges løst via investeringscases med optimering af eksisterende portefølje eller via lejesager fremfor ved køb. Det bemærkes at leje af administrationsbygninger medfører varigt træk på servicerammen grundet huslejeomkostninger. Skulle Københavns Kommune i stedet fx erhverve en større administrationsbygning, ville det kræve særskilt, politisk prioritering af finansiering og måltal.

Økonomiforvaltningen vil fortsat i samarbejde med forvaltningerne have fokus på optimering af den eksisterende ejendomsportefølje. Særligt ift. muligheder for effektivisering af administrative m² bl.a. ved optimering af Københavns Kommunes egne ejendomme eller optimering af brugen af tredjemandslejemål.

Økonomiforvaltningen vil samtidig igangsætte en mere systematisk gennemgang af Københavns Kommunes tredjemandslejemål. Fokus vil være på muligheder for nedbringelse af huslejeudgifter til tredjemand via køb af lejemål, hvor dette er muligt og kan rummes inden for anlægsrammen, eller ved at investere i nuværende KK-ejendomme mhp. at optimere disse og nedbringe udgifter på sigt.

Økonomi

Orienteringen har ingen økonomiske konsekvenser i sig selv. 

Videre proces

På Økonomiudvalgets møde den 7. november 2023 var der et politisk ønske om, at der fremover skal være et nyt, fast bilag til kommende sager om indgåelse af lejekontrakter med en beskrivelse af valg af ejendomme, overvejelserne bag leje frem for køb og om, hvordan muligheden for at benytte kommunale bygninger i stedet for tredjemandslejemål har været afsøgt. Fremadrettet vil Økonomiforvaltningen sørge for at adressere de ønskede oplysninger i indstillinger til Økonomiudvalget.