Brugerundersøgelsernes hvem, hvad, hvor

Her finder du svar på generelle spørgsmål om brugerundersøgelser. 

Under de færdige værktøjer kan du se, hvordan du konkret gennemfører undersøgelsen.

Generelle spørgsmål:
Hvad skal undersøges ?
Hvorfor lave en brugerundersøgelse ?
Hvor mange ressourcer skal der bruges ?
Hvad koster det ?
Hvor lang tid tager det ?
Hvem skal spørges ?
Hvordan sikres en høj svarprocent ?
Hvordan sikres svarpersonernes anonymitet ?
Hvordan kommer vi i gang ?
Hvordan får vi rapporten ?
Hvad indeholder rapporten ?
Hvem ejer undersøgelsens resultater ?
Hvordan melder vi resultaterne ud ?
Hvor længe opbevares data og skemaer ?
Hvordan kommer vi videre ?
Hvordan laver vi selv et spørge- eller interviewskema ?
Hvor kan vi få råd og vejledning ?


Hvad skal undersøges ?
Fra starten skal du gøre dig klart, hvad undersøgelsen skal bruges til. Brugerne forventer, at resultaterne kan bruges til en opfølgning. Beslut, om der kan bruges et færdigt værktøj, eller om I vil påtage jer at udvikle jeres eget skema. Desuden skal der tages stilling til, om undersøgelsen skal være kvantitativ eller kvalitativ.
 
Hvorfor lave en brugerundersøgelse ? (til top)
En brugerundersøgelse kan give en institution vigtig viden om brugernes ønsker og holdninger. Brugerundersøgelser kan styrke dialogen med brugerne. Inden du går i gang med at spørge brugerne, er det meget vigtigt, at formålet med undersøgelsen er helt klart. Der skal være enighed blandt brugerrepræsentanter og personale om, hvad undersøgelsen skal bruges til og hvordan I vil følge op på undersøgelsens resultater.
 
Hvor mange ressourcer skal der bruges ? (til top)
Der skal afsættes tid til forberedelse samt tid til information af brugerne før, under og efter afslutning på undersøgelsen. Det øvrige arbejde med skemaerne vil bestå af kopiering, uddeling, indsamling og evt. påmindelse samt endelig indtastning af besvarelser. Benyttes et af de færdige værktøjer, sender Statistik en færdig standardrapport, når indtastningen meldes afsluttet. Benyttes gør-det-selv værktøjet kræver det, at du selv bruger ressourcer på udarbejdelsen af din rapport. Lav også et overslag over udgifter til f.eks. porto samt tryk af skemaer og rapport.
 
Hvad koster det ? (til top)
Brugen af de færdige værktøjer er gratis. Til de færdige værktøjer leverer Statistik en rapport. En standardrapport koster 750 kr. Vær opmærksom på, at den enkelte institution som udgangspunkt selv må påtage sig arbejdet med trykning, udsendelse, indsamling og indtastning af materialet til brug for sin brugerundersøgelse.

Hvis du ønsker at foretage en undersøgelse, der rækker ud over de færdige værktøjer, kontakt da venligst Statistik, der vil udarbejde et tilbud på opgaven.
Første møde er naturligvis altid gratis.
 
Hvor lang tid tager det ? (til top)
Der skal udarbejdes en tidsplan, som omfatter alt lige fra forberedelse til afrapportering. Ved udarbejdelse af tidsplan kan det være en fordel at tage udgangspunkt i vejledningerne for hjemmeplejen og for daginstitutioner. Det vil normalt tage ca. 2 måneder at gennemføre en undersøgelse. Det afhænger af, hvilke og hvor mange brugere, der spørges samt hvilken undersøgelse, der vælges.
 
Hvem skal spørges ? (til top)
Normalt vil en brugerundersøgelse skulle omfatte alle aktuelle brugere. Hvis antallet er stort, kan arbejde og udgifter begrænses ved at udvælge en stikprøve, men det kræver en afvejning af, hvor detaljeret de enkelte grupper af brugere skal kunne beskrives. Kontakt Statistik herom.
 
For at en undersøgelse skal være så repræsentativ som muligt, er det vigtigt at opnå en høj svarprocent. Den skal gerne være 60-80 pct. afhængigt af, hvilken type undersøgelse der vælges og af brugerkredsen. Vær opmærksom på, at ressourcesvage og tosprogede brugere ofte vil være underrepræsenteret blandt besvarelserne. Over for dem kan en særlig indsats være nødvendig f.eks. mindre møder med fokus på disse gruppers særlige problemer, brug af tolke mv. I spørgeskemamodulet for daginstitutioner findes oversatte skemaer til fremmedsprogede forældre.
 
Hvordan sikres en høj svarprocent ? (til top)
Motivationen for at svare er større, hvis undersøgelsens formål fremstår klart og relevant. Husk derfor, at følgebrevet kort skal beskrive, hvad undersøgelsen skal bruges til og hvem der står for undersøgelsen (husk at bruge institutionens brevhoved). Understreg, at hver besvarelse er vigtig og informer om svarenes anonymitet og om fremgangsmåden ved udfyldelse og returnering af skemaet. Svarkuvert, gerne frankeret, vedlægges. Når svarfristen er udløbet, kan der udsendes en påmindelse til alle, der både takker for de indsendte besvarelser og erindrer om, at hvert skema har værdi for undersøgelsen.
 
Hvordan sikres svarpersonernes anonymitet ? (til top)
Det er nødvendigt at overveje, om svarpersonerne skal være anonyme, om en høj grad af diskretion er tilstrækkelig eller om det ingen betydning har. Anonymitet kan være afgørende for at sikre svar, der dækker personens holdning eller vurdering, men afskærer også fra at rette henvendelse til svarpersonen, hvis du f.eks. er i tvivl om en besvarelse. Ligeledes kan det blive svært at undersøge nærmere, hvem der har valgt ikke at ville deltage i undersøgelsen og hvorfor.

Anonymitet kan sikres ved, at besvarede skemaer afleveres i lukkede kuverter evt. i en opstillet kasse. Desuden kan du evt. åbne og indtaste flere besvarelser ad gangen. Når data indtastes er det væsentligt, at alle personhenførbare oplysninger enten udelades eller i det mindste anonymiseres ved, at der ikke nævnes konkrete navne. Disse bør under ingen omstændigheder fremgå af rapporter m.v.

Hvordan kommer vi i gang ? (til top)

Forberedelse af undersøgelsen kan ske ud fra en checkliste. (Word)

Til de færdige værktøjer skal der benyttes en entydig kode, som sikrer, at data for den enkelte undersøgelse holdes adskilt fra alle andre. Koden udleveres af Statistik og skal benyttes ved indtastningen af hvert skema. Skal undersøgelsen gentages, må der benyttes en ny kode.

Hvordan får vi rapporten ? (til top)
Ved brug af de færdige værktøjer er det op til institutionen at afgøre, hvornår indsamlingsperioden skal afsluttes. Det må afhænge af, om der kan forventes flere skemaer til indtastning og om der er opnået en rimelig svarprocent. Er indtastningen færdig, kontaktes Statistik, som fremsender en rapport. Rapporten vil være institutionen i hænde inden for ca. 1 uge.

Hvad indeholder rapporten ? (til top)
Rapporten for de færdige værktøjer indeholder undersøgelsens svarprocent samt en tabel med samtlige besvarelser og deres procentvise fordeling. Såfremt det ønskes, kan der laves en mere udvidet rapport, hvor figurer illustrerer den procentvise fordeling, ligesom der kan laves gennemsnitspoint på udvalgte spørgsmål. Det er endvidere muligt at lave tabeller, hvor væsentlige spørgsmål er krydset med hinanden f.eks. køn og tilfredsheden med en given ydelse. Se eksempel på en rapport. (Excel)

Hvordan melder vi resultaterne ud ? (til top)
Det er vigtigt, at alle brugere orienteres om undersøgelsens resultater. Det er dit ansvar:

• at vurdere behovet for skriftligt materiale
• at der afholdes et møde, hvor resultaterne kan tolkes
• at der kan laves en plan for opfølgning.

Hvem ejer undersøgelsens resultater ? (til top)
Det er den enkelte institution, der ejer resultatet af undersøgelsen. Det betyder, at det er institutionens ledelse, der afgør hvordan og i hvilket omfang resultaterne skal offentliggøres.
 
Hvor længe opbevares data og skemaer ? (til top)
Det kan være værdifuldt efter nogen tid at gentage en undersøgelse. Nogle spørgsmål kan gentages, mens nye kryds med de gamle data kan være nyttige. Normalt sletter Statistik ikke data før efter 2 år. Hvis det alligevel bliver nødvendigt, vil institutionen blive varskoet i god tid. Der kan benyttes en lignende regel for de PC-data, som institutionen evt. selv opbevarer i forbindelse med helt egne undersøgelser. De udfyldte papirskemaer er det institutionens ansvar at destruere, gerne så snart rapporten er udarbejdet.
 
Hvordan kommer vi videre ? (til top)
Lav hurtigst muligt en opfølgningsplan, som beskriver, hvem der gør hvad og hvornår. Her er der mulighed for at inddrage engagerede brugere. Overordnede rammer kan dog betyde, at brugernes utilfredshed med en given ydelse ikke nødvendigvis kan imødekommes. I så fald er der behov for, at institutionen melder dette ud og argumenterer for andre løsninger eller prioriteringer.
 
Hvordan laver vi vores eget spørge- eller interviewskema ? (til top)
Du har også mulighed for at lave dit eget skema. Hvad enten du vil lave interviews eller spørgeskemaer anbefales det at starte med at læse de aktuelle vejledninger.
 
Hvor kan vi få råd og vejledning ? (til top)
Statistik hjælper og formidler gerne erfaringer og viden.
Mangler der kapacitet omkring f.eks. indtastningsarbejdet kan Statistik hjælpe i begrænset omfang. Alle former for arbejde vil i givet fald blive prissat og udmeldt i et tilbud.