Vejledning til opbygning af eget spørgeskema

Vejledningen i at lave sit eget spørgeskema vil berøre de væsentligste aspekter ved en spørgeskemaundersøgelse. Det vil dog altid være klogt at se på, hvordan andre har gennemført tilsvarende undersøgelser. Følgende trin i gennemførelsen af en spørgeskemaundersøgelse vil blive berørt:
 
1. Forberedelse af undersøgelsen
2. Formålet med undersøgelsen
3. Formulering af spørgsmål 
4. Test af spørgeskema og følgebrev
5. Igangsættelse af spørgeskemaundersøgelsen
6. Indtastning og analyse af svar
 
Yderligere information om spørgeskemaundersøgelser kan findes her: Hvem, hvad, hvor
 
 
Trin beskrivelse:
 
Trin 1 Forberedelse af spørgeskemaundersøgelsen
 
Inden en spørgeskemaundersøgelse sættes i gang kræves det, at der er enighed om formålet og at der skabes en bred opbakning bag undersøgelsen. Dette skal sikre tilstrækkelige ressourcer til undersøgelsen og ligeledes sikre tilstrækkeligt antal svar. Derfor er det vigtigt at informere både personale, ledelse og i nogle tilfælde også svarpersonerne, før du går i gang. Følgende punkter bør altid overvejes:
 

• hvor mange ressourcer, både arbejdsmæssige og økonomiske, kan der bruges og hvornår?
• hvordan fordeles arbejdsopgaverne?
• hvad skal undersøges?
• hvad skal resultaterne bruges til?
• hvor lang tid vil det tage at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse? 

 
Følgende spørgsmål kan evt. bruges til inspiration Tjekliste (Word) 
 
 
Trin 2 Formålet med spørgeskemaundersøgelsen (til top)
 
Inden spørgsmålene til spørgeskemaet formuleres, skal der være et klart og afgrænset formål med undersøgelsen. Hvilken viden vil du gerne have, når undersøgelsen er afsluttet og hvad vil du bruge denne viden til.
 
En god afklaring af formålet med undersøgelsen kan hjælpe til at vælge de rigtige typer og formuleringer af spørgsmål og ligeledes hjælpe til kun at få de relevante spørgsmål med.
 
Når formålet med undersøgelsen er fastlagt, kan der opstilles teorier, hypoteser og sammenhænge for at nå formålet.

 
Trin 3 Formulering af spørgsmål  (til top)
 
Spørgeskemaet skal belyse det fastlagte formål. Spørgsmålene må ikke være ledende og skal kunne engagere svarpersonerne.
 
Spørgsmål:
Når der formuleres spørgsmål, bør følgende regler overholdes: 
 

• Spørgsmålene skal være korte og klare, så alle forstår spørgsmålet på samme måde.
• Spørgsmålene skal være entydige, dvs. kun indeholde et spørgsmål, så man nøjagtig ved, hvad svarpersonen har svaret på.
• Spørgsmålene skal stilles, så svarpersonen ikke skal svare med et gæt. F.eks. "Tror du, der ville komme flere gæster, hvis vi serverede løg i stedet for rødbeder?"
• Spørgsmålene bør være neutrale og ikke ledende.
• Undgå at have benægtelser i spørgsmålene.
• Undgå fagsprog, slang og forkortelser. Benyt de mest almindelige ord og udtryk.
•  

(til top) 
  
Spørgsmål kan opstilles som enten lukkede eller åbne spørgsmål: 
 

• Lukkede spørgsmål er spørgsmål, hvor svarene er formuleret på forhånd. Eksempler på lukkede spørgsmål er:

          Spørgsmål med faste kategorier hvor der f.eks. sættes kryds ud for det felt, der
          passer. 

          Eks: Har du cyklet i dag?

          Ja
          Nej

• En svarskala hvor der markeres efter en skala, der f.eks. kan gå fra god til dårligt.
  
  Eks: Hvordan var din cykeltur?
  
  Meget god
  God
  Hverken god eller dårlig
  Dårlig
  Meget dårlig 
   
  
• Åbne spørgsmål er spørgsmål, hvor svarpersonen selv formulerer sit svar.

De lukkede spørgsmål giver mulighed for at sammenligne svarene og de er nemme at bearbejde statistisk. Besvarelserne af åbne spørgsmål er ofte meget forskellige og svære at fortolke eller sammenligne med andre svarpersoners udsagn. Åbne spørgsmål giver dog ofte en dybere indsigt i problemstillingen.

Ud fra valget af spørgsmål kan bestemte kendetegn ved svarpersonen afdækkes. Det er bl.a. muligt at få information om svarpersonens:

       1. baggrund
       2. adfærd
       3. viden
       4. holdninger
 
Ad 1. Baggrundsspørgsmål giver oplysninger om den enkelte svarperson f.eks. alder, køn, beskæftigelse m.v. For at finde de relevante baggrundsvariable er det nødvendigt at finde ud af, hvad der kan tænkes at påvirke svarpersonens svar på det område, der ønskes undersøgt.

Ad 2. Adfærdsspørgsmål kan afdække vaner, gøremål og enkelthandlinger.

Ad 3. Vidensspørgsmål kan afdække svarpersonens informationsniveau, kundskaber, erfaringer og færdigheder.

Ad 4 Holdningsspørgsmål kan give information om, hvordan svarpersonen vurderer en situation f.eks. for eller imod, tilfreds eller utilfreds. Ofte vil det være en fordel at spørge ind til, hvor "stærk" svarpersonens holdning er, om vedkommende i givet fald er parat til at handle på baggrund af sin holdning.


Svarkategorier:
Svarkategorierne må hverken være for mange, så de er uoverskuelige for svarpersonen eller for få, så svarpersonen føler sig tvunget til at krydse af i en kategori, der ikke helt dækker vedkommendes mening. Desuden bør svarkategorierne ikke påvirke svarene i bestemte retninger. Der bør f.eks. ikke være flere muligheder for at svare positivt end negativt.
 
Spørgeskemaer der kun opererer med svarkategorier, hvor man erklærer sig enig eller uenig, har også en tendens til at påvirke svarene. Et eksempel, hvor det er svært at være uenig, kan være spørgsmålet: "Institutionens arbejde bør tilrettelægges, så alle har mulighed for udfoldelse."
 
Følgende bør overholdes i svarkategorierne: 
 

• Svarkategorierne skal være udtømmende, så alle har mulighed for at svare lige præcist det, de mener.
• Svarkategorierne skal være gensidigt udelukkende. Hvis der kun ønskes én markering, må svarpersonen ikke med rimelighed kunne give flere svar til samme spørgsmål. Dette problem kan ofte klares ved at omformulere spørgsmålet.
• Svarkategorierne bør være overskuelige, så alle svarmulighederne har samme sandsynlighed for at blive valgt.
• Der skal være lige mulighed for at svare positivt og negativt. Ligeledes bør der i de fleste tilfælde være mulighed for at være neutral.
• Nogle spørgsmål er kun relevante for en del af svarpersonerne. Tilføj da en svarkategori "Ikke relevant".
• Overvej ved det enkelte spørgsmål, om svarpersonen skal have mulighed for at svare "Ved ikke" til spørgsmålet.

Trin 4 Test af spørgeskema og følgebrev (til top)
 
Alle spørgeskemaer og følgebreve bør testes før de anvendes i en undersøgelse. Testen skal afdække følgende områder: 
 

• Er de enkelte spørgsmål forståelige, eller opstår der tvivl ved nogle spørgsmål?
• Er spørgeskemaets længde passende?
• Er der en naturlig sammenhæng spørgeskemaet igennem?
• Mangler der nogle spørgsmål?
• Er der spørgsmål, hvor svarpersonen kommer i tvivl om, hvad vedkommende vil svare?
• Er følgebrevet forståeligt?

Trin 5 Igangsættelse af spørgeskemaundersøgelsen (til top)

Før spørgeskemaerne sendes/udleveres til svarpersonerne, bør det overvejes, om svarpersonerne skal være anonyme, om en høj grad af diskretion vil være tilstrækkelig eller om det ingen betydning har. Anonymitet kan være afgørende for at sikre en høj svarprocent og besvarelser, der dækker personens holdning eller vurdering.
 
Praktiske opgaver i forbindelse med igangsættelse af spørgeskemaundersøgelsen: 
 

• Indtastning af spørgsmål
• Udfærdigelse af følgebrev. Eksempler: Følgebrev til daginstitutioner (Word), Følgebrev til hjemmeplejen (Word)
• Kopiering/printning af spørgeskemaet
• Forsendelse eller udlevering af skemaet
• Indsamling af skemaer
• Evt. rykkerbrev eller påmindelse (Word) for at få flere besvarelser

Trin 6 Indtastning og analyse af svar (til top)

Når undersøgelsen er afsluttet, skal svarene indtastes og analyseres.
 
Så snart svarene er indtastet, kan de udfyldte skemaer destrueres. Derimod kan det være en fordel at gemme de indtastede (anonyme) data til en senere opfølgning.

Vurdering af resultaterne:
Som udgangspunkt for selve analysen vil det være en fordel at vælge en samlet rapport. Her skabes et overblik over det samlede antal svar samt procentfordelingen på hvert enkelt spørgsmål. På baggrund af denne rapport er det nemmere at udvælge de spørgsmål, der er mest interessante for en mere uddybende analyse.

Svarprocenten beregnes:

(antal tilbage leverede skemaer inkl. ikke udfyldte skemaer)/ (antal udsendte skemaer) x 100
 
Svarprocenten bør være 60 til 80 pct. Over 80 pct. er meget flot. Er svarprocenten under 60 pct., anbefales det at rykke svarpersonerne for flere besvarelser. Ligeledes bør du ved lav svarprocent være påpasselig, når resultaterne anvendes. Hvis det er muligt, kan du undersøge, hvilke grupper af svarpersoner der ikke har besvaret spørgeskemaet. Et eksempel kan være, at du ved, hvor mange personer spørgeskemaet er sendt til inden for aldersgrupperne "20-24 år", "25-29 år" og "30-34 år". Hvis analysen viser, at det er gruppen "20-24 år", der har en særlig lav svarprocent, kan der tages forbehold i analysen for denne gruppe.

Præsentation af undersøgelsens resultater:
Resultaterne af analysen skal herefter bruges og præsenteres for de relevante personer. Dette kan gøres på mange måder afhængig af undersøgelsens art og hvem der har lavet undersøgelsen.

Vær opmærksom på, at svarpersonerne ofte forventer at høre om undersøgelsens resultater og i en vis udstrækning også har krav på det, da de er medvirkende i undersøgelsen. Ligeledes kan iværksættelsen af en brugerundersøgelse skabe forventninger om fremtidige ændringer i en given situation. Vær derfor klar til at informere og anvende resultaterne af undersøgelsen.