Vejledning til spørgeskemamodulet for daginstitutioner

Vejledningen beskriver undersøgelsesprocessen trin for trin:
 

• Trin 1 Forberedelse
• Trin 2 Gennemførelse
• Trin 3 Afrapportering
• Trin 4 Opfølgning  

 
Trin 1 Forberedelse

Inden spørgeskemaundersøgelsen starter, er det vigtigt, at både personale, ledelse samt forældrebestyrelse er orienteret. Det skal sikre, at der er opbakning til at gennemføre undersøgelsen. Følgende punkter bør overvejes:
 

• hvad skal undersøges?
• hvor mange ressourcer kan der bruges og hvornår?
• hvordan sikres svarpersonernes anonymitet?
• hvem står for indtastning af svarene?
• hvordan og hvor længe skal de indtastede skemaer opbevares?
• hvem laver analysearbejdet?
• hvad skal resultaterne bruges til?
• hvordan skal resultaterne formidles?
• er der andre, som skal informeres?
• hvor lang tid tager det? Eksempel på tidsplan

Gode råd findes under "Hvem-hvad-hvor".
 
Se evt. checkliste (Word)
 
Når institutionen sammen med forældrebestyrelsen har taget stilling til ovenstående, kan undersøgelsen sættes i gang. 
 
Trin 2 Gennemførelse
 
Praktiske opgaver i forbindelse med gennemførelsen:

Udfærdigelse af følgebrev - se eksempel på følgebrev. (Word) Følgebrevet kan let rettes til efter skabelonen. Der skal indsættes oplysninger om institutionsnavn, svarfrist, kontaktperson samt dato for afrapportering.
Bemærk, såfremt der rettes i selve teksten til følgebrevet, kan de oversatte følgebreve ikke længere benyttes.

Kopiering/printning samt pakning af spørgeskemaer.
Vær opmærksom på, at kopiering af skema og følgebrev kan tage en del tid.

Udsendelse af skemaer.
Udsendelsen/uddelingen af skemaerne kan ske, når forældrene henter/afleverer barnet.
 
Indsamling af besvarelser – evt. påmindelse eller rykkerbrev.
Indsamling af besvarelserne kan f.eks. ske ved, at der opstilles en kasse, hvor forældrene lægger den lukkede kuvert med det udfyldte skema i og selv krydser sig af på en navneliste. Såfremt svarprocenten er mindre end 60%, anbefaler vi, at de forældre, som ikke har svaret, rykkes for svar. Ved en strammere procedure, hvor forældrene afleverer kuverten direkte til personalet på stuen, kan svarprocenten muligvis blive højere, men anonymiteten kan føles mindre sikker. Aftal så vidt muligt en fælles procedure for hele institutionen.
 
Indtastning af besvarelser
Indtastning af skemaer sker via et indtastningsbillede på internettet. For at få adgang til indtastningsbilledet, kontaktes Statistik. Her får du en internetadresse samt en kode, som du skal bruge til indtastningen. Svarene tastes ind i en database. Vejledningen til indtastning kan ses her.

Koden er entydig og kan derfor kun bruges en gang. Ønskes undersøgelsen gentaget, skal der bestilles en ny kode. Det sikrer, at svarene for hver undersøgelse kan adskilles.
 

Trin 3 Afrapportering

Når alle besvarelserne er tastet ind, kontaktes Statistik. Herfra modtager du hurtigst muligt en rapport på baggrund af de indtastede svar. En standardrapport koster 750 kr.

Husk at angive din kode ved henvendelsen.

Se eksempel på rapport fra en daginstitution (Excel)

Rapportens indhold:

1. Rapporten indledes med en svarprocent. Svarprocenten beregnes som: (modtagne spørgeskemaer (udfyldte og blanke)/ udsendte spørgeskemaer * 100).
2. Rapporten beskriver herefter resultatet af undersøgelsen ud fra rækkefølgen i spørgeskemaet.
3. Rapporten er delt op i underoverskrifter. Efter overskriften gennemgås for hvert spørgsmål svarfordelingen blandt de forskellige svarkategorier i antal og procent.
4. Hvert spørgsmål afsluttes med antallet af blanke svar samt antallet af svar i alt i antal og procent.
5. Der kan endvidere udarbejdes grafer af spørgsmålets resultat.
6. Efter ønske kan der for de fleste spørgsmål vises et gennemsnit af svarkategorierne, hvor f.eks. svarmuligheden "Meget utilfreds"/ "I meget mindre grad" får 1, mens svarmuligheden "Meget tilfreds"/ "I meget høj grad" får 5. Værdierne går fra 1-5. Et højt gennemsnit viser, at svarpersonerne enten prioriterer spørgsmålet/udsagnet højt eller at tilfredsheden er stor.

 
Trin 4 Opfølgning

Det er din opgave at bruge og videreformidle resultaterne!
 
Vi anbefaler, at både forældre og personale orienteres om og gerne diskuterer resultaterne. Herudover vil det være en god ide at indarbejde resultaterne i institutionens årsplan.
 
Forslag til forældremøde
Vi foreslår, at forældrebestyrelsen i samarbejde med ledelsen indkalder til et forældremøde med følgende dagsorden: 
 

Dagsorden

1. Præsentation af det samlede resultat
2. Diskussion af de spørgsmål hvor gennemsnittet af tilfredsheden i besvarelserne er mindre end 3
3. Forslag til forbedringer på områderne
4. Spørgsmål med den højeste tilfredshed
5. Hvad er forklaringerne på, hvorfor vi er gode på netop det punkt?
6. Hvad kunne gøres bedre til næste gang, vi skal lave en spørgeskemaundersøgelse?
7. Evt.

 
Resultaterne fra mødet bruges som oplæg til forældrebestyrelsens næste møde.
 
Forslag til møde i forældrebestyrelsen
Det anbefales, at forældrebestyrelsen samt ledelsen afholder et møde med følgende dagsorden:
 
Dagsorden:

• Opsamling fra møde med alle forældre
• Hvordan kan forslagene indarbejdes i årsplanen?
• Ansvarsfordeling samt tidsplan for iværksættelse af ændringerne.

 

Procesevaluering:

 

• Blev tidsplanen overholdt?
• Antal indkomne besvarelser
• Anonymitet
• Hvad kan vi gøre bedre næste gang?
• Aftal eventuelt hvornår næste undersøgelse skal gennemføres
• Planlæg at informere alle forældrene om resultatet og hvad det førte til af ændringer i institutionen.
• Evt.

Trin 1-3: Fra forberedelse til afrapportering

Trin	Varighed ca.	Beskrivelse
Forberedelse	1 måned	Forberedelsesfasen
Gennemførelse	1 dag	Trykning, kopiering, pakning
	1-3 dage	Udsendelse af følgebrev, spørgeskema og svarkuvert med svarfrist 14 dage efter
	14 dage	Indsamling af besvarelserne
	7 dage	Evt. rykning af forældre som ikke har afleveret
	3 dage	Indtastning af besvarelserne på PC
Afrapportering	5 dage	Statistik kontaktes og der udskrives en rapport
I alt	ca. 2 mdr.